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I vantaggi di un tale flusso di lavoro basato sulle attività vanno oltre a quello che potresti aspettarti a prima vista. Non solo ti aiuta a trovare file e contattare persone, ma ti aiuta anche a cambiare gli stessi compiti. La mente umana non è fatta per eseguire più cose contemporaneamente, la maggior parte delle persone hanno bisogno di parecchi minuti per prendere il ritmo dopo aver cambiato compito. Cambiare l' "ambiente" aiuta molto nell'accelerare questi tempi, anche se è solo sullo schermo.